Berawal dari pencanangan birokrasi digital pada tahun 2015, sampai tahun 2020 terjadi lonjakan implementasi Teknologi Informasi (TI) di seluruh jajaran Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Hal ini terungkap dari penuturan Hermansyah Siregar, Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) Kemenkumham pada sesi Presentasi dan Wawancara dengan Dewan Juri TOP DIGITAL Awards 2020 secara online yang diselenggarakan majalah IT Works.
Lebih lanjut, Hermansyah dalam presentasinya menyatakan ada sebanyak 1.057 satuan kerja (satker) di Kemenkumham, dan sudah terhimpun 1000 lebih aplikasi. Tak ayal ini pun disebut satu terobosan yang sangat luar biasa.
“Semua pekerjaan di Kemenkumham (sudah) berbasis TI. Dan alhamdulillah pada 12 Oktober 2020 kemarin dicanangkan Revolusi Digital Kemenkumham, sebagai suatu pertanda bahwa Kemenkum HAM sangat siap menuju era revolusi (industri) 4.0 bahkan 5.0 nantinya,” jelas Hermansyah.
Semangat tersebut karena ditopang oleh visi dan misi Kemenkumham. Visi Kemenkumhan sendiri adalah masyarakat memperoleh kepastian hukum. “Tentu untuk mendapatkan kepastian hukum haruslah berbasiskan TI, karena TI bisa mendukung berbagai hal terkait dengan bisnis proses di dalam pelaksanaan Tusi (tugas dan fungsi),” ungkap Hermansyah.
Sementara misi yang diusung Kemenkumham adalah mewujudkan peraturan perundang-undangan; mewujudkan pelayanan hukum; mewujudkan penegakan hukum; dan penghormatan, pemenuhan dan perlindungan HAM.
“Aktivitas umum instansi Kemenkum HAM adalah supremasi hukum. Hukum di atas segalanya, karena negara kita adalah negara hukum,” tandasnya.
Anggaran dan Master Plan TI
Bicara soal anggaran, sebagaimana dikatakan Hermansyah pada tahun 2019 pagu anggaran Kemenkumham sebesar Rp14 triliun, dengan anggaran TI sekitar Rp500 miliar, atau secara persentase mendapat porsi 4%. Sementara pada tahun 2020, pagu anggaran Kemenkuham menjadi Rp 13 triliun, dengan anggara TI sekitar Rp350 miliar (35%).
”Tentu ada pertanyaan, kenapa (anggaran TI) berkurang. Bukan karena perhatian dari pimpinan atau instansi Kemenkum HAM berkurang terkait dengan masalah TI, tetapi ini dalam rangka efisiensi dan juga koordinasi yang sudah berjalan secara optimal bagaimana saling mendukung terkait dengan pelaksanaan pembangunan TI dan juga ada kebijakan pemerintah untuk benar-benar dilakukan efisiensi. Benar-benar kita optimalkan terkait SDM dan juga perangkat TI yang ada,” jelas Hermansyah.
Pada kesempatan yang sama, Hermansyah juga mengungkap soal master plan TI di Kemenkumham. Disebutkan pada tahun 2020 Kemenkumhan telah mengesahkan Permenkumham yang berkaitan dengan grand design TI tahun 2020. ”Jadi, kita sudah punya grand design TI dari tahun 2020 sampai 2024. Target utama grand design adalah Integrasi Proses Bisnis Perencanaan dan Penganggaran (adanya e-planning dan e-budgeting); berbagi layanan (dengan kementerian terkait); Smart Office; Coorporate University; dan Transformasi Budaya. Tentu harapan kita dengan banyaknya aplikasi yang sudah tergelar di semua satker, kerja-kerja pelaksanaan Tusi bisa bertransformasi juga dengan pelaksanaan Tusi sehari-hari,” tandasnya.
Adapun target umum grand design TI di Kemenkumham mencakup berapa hal, seperti regulasi, teknologi, aplikasi, data, infrastruktur, keamanan, data center, kelembagaan, Sumber Daya Manusia, dan audit TI.
Dijelaskan oleh Hermansyah, untuk regulasi, Pusdatin yang sekarang menjadi koordinator pusat data (data center), telah melakukan optimalisasi di mana kini menjadi hanya satu data center. ”Semua data center yang ada menjadi data center Kemenkumham yang terintegrasi dalam rangka efisiensi dan keamanan data. Kemudian sistem data base perundang-undangan, kita Kementerian Hukum dan HAM sebagai perancang dan pembangun infrastruktur hukum dan HAM dan peraturan perundangan-undangan, business intelligent dan data ware house, sistem pemeliharaan perangkat infrastruktur teknologi informasi,” ucapnya.
Adapun dari sisi teknologi, Pusdatin berharap adanya single sign on, payment gateway, IoT, Big Data, dan Artificial Intelligence. Sementara untuk aplikasi, dengan adanya Kasubdit Standardisasi, maka pembangungan semua aplikasi harus terstandarisasi, dan hostingnya berada di Pusat Data Kemenkum & HAM. “Jadi bisa dikontrol dan diawasi terkait dengan pemanfaatnya agar aman dan nyaman dan mudah dipakai,” kata Hermansyah.
Berkaitan dengan data, sesuai dengan amanat Perpres No.39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia, Kemenkumham juga telah melakukan integrasi data yang disebut dengan sistem integrasi satu data Kumham.
“Harapan kita, semua data yang sudah terintegrasi bisa dengan mudah diakses oleh pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan dan juga nantinya bisa kita teruskan ke satu data Indonesia. Karena (sesuai) kebijakan Bapak Presiden Jokowi agar semua yang terkait dengan data yang tersebar di Kemenkumham bisa terhimpun dalam portal satu data Indonesia. Dan alhamdulillah Kemenkumham merupakan organisasi Kementerian Lembaga yang pertama yang mengintegrasikan data yang ada di jajarannya,” jelas Hermansyah.
Solusi Unggulan
Tidak ketinggalan pada sesi wawancara dan penjurian Top DIGITAL Awards 2020, Kemenkumham juga membeberkan sejumlah solusi unggulan yang dimiliki instansi tersebut. Pertama, adalah SUMAKER atau aplikasi surat masuk dan surat keluar. SUMAKER dideskripsikan sebagai sistem yang melakukan tata kelola persuratan secara elektronik dimulai dari pembuatan draft, koreksi, acc tanda tangan, pendistribusian surat serta pengarsipan digital.
Aplikasi SUMAKER memiliki beberapa fitur unggulan antara lain Pendistribusian Surat secara elektronik; penandatanganan secara digital, notifikasi surat masuk; monitoring current posisi surat; penyimpanan arsip digital; serta tatap muka Virtual yang terintegrasi dengan SUMAKER. Dari sisi manfaat, SUMAKER disebut membuat pendistribusian surat menjadi lebih cepat dan tepat; tidak terbatas ruang dan waktu; dan Go Green terhadap pengunaan paper.
Selain SUMAKER, Kemenkumham juga memiliki solusi bisnis bernama SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian). Diimplementasikan pertama kali pada 2015, SIMPEG merupakan sistem yang melakukan manajemen kepegawaian dimulai dari pegawai tersebut memperoleh status pegawai sampai dengan pegawai tersebut pensiun. “Selama ini ‘kan berkas-berkas kepegawaian itu kita lakukan digitalisasi, kita pindahkan menjadi data digital. Sehingga nanti tidak ada lagi arsip-arsip yang bersifat manual, gudang-gudang arsip yang memakan tempat juga tidak ramah lingkungan,” ungkap Hermansyah.
SIMPEG memiliki fitur unggulan, seperti Kenaikan Pangkat Otomatis (KPO); Pensiun Otomatis; Pembayaran tunker (tunjangan kerja) berbasis kinerja; pengisian jurnal harian; izin Dinas Luar Cuti diajukan secara online; absensi digital; dan dossier.
Adapun terkait dengan pandemi Covid-19 dan kebijakan New Normal, untuk tetap produktif, hal yang pertama dilakukan Kemenkumham terkait pelaksanaan new normal adalah penyediaan jaringan bandwidth untuk video conference atau online meeting.
“Jadi, sekarang rakor-rakor pusat dan kantor wilayah, bahkan UPT kita lakukan secara online meeting dan WFH. Jadi, cukup 25 persen saja yang hadir di kantor, selebihnya bekerja dari rumah. Terkait kinerja mereka kita menggunakan SIMPEG dengan jurnal harian,” pungkas Hermansyah.